L’environnement de travail se transforme à un rythme accéléré. En voie de disparition, le poste de travail fixe individuel est remplacé par d’autres modes plus agiles : le bureau flexible, où le salarié n’a pas de place attitrée, ou l’environnement dynamique, constitué d’espaces spécifiques en fonction des tâches. Mais ce qui séduit de plus en plus d’entreprises aujourd’hui, c’est l’émergence des NWoW ou New Ways of Working, la forme la plus aboutie de l’aménagement d’espaces de travail, basée sur la flexibilité de l’organisation et les outils numériques. Transformation des usages et des modes de travail, maîtrise des charges et gains de place sont au rendez-vous.

« Alors que la pression immobilière se fait de plus en plus forte, on estime que la moitié des bureaux sont inoccupés dans les entreprises en France, entre les réunions, les déplacements en clientèle, les congés ou le télétravail, affirme José Pereira, directeur du Développement Rénovation Tertiaire chez ENGIE. Face à ce constat, la logique immobilière et l’optimisation des m2 ont longtemps prévalu, conduisant à la diminution du nombre de postes de travail individuels dans les immeubles de bureaux et à l’émergence du Flex Office. Ce, jusqu’à ce que l’on perçoive une insatisfaction parmi les collaborateurs.»

Rares sont ceux en effet qui ont perçu le gain d’efficacité attendu après avoir quitté leur bureau individuel. L’environnement dynamique, qui propose des espaces spécifiques aux besoins, n’a guère fait mieux. En revanche, les NWoW, véritables outils de transformation culturelle de l’entreprise, rencontrent un vrai succès. Ils replacent l’humain au cœur de l’organisation, favorisant la collaboration, la créativité, la confiance, la responsabilisation, l’autonomie et l’agilité.

Une nouvelle philosophie du travail avec ses nombreux avantages

Bon nombre d’entreprises en France se sont récemment lancées sur la voie du NWoW. Le groupe ENGIE par exemple a d’ores et déjà déployé les outils nécessaires pour ses salariés et pour ses clients intéressés par le concept. Tous les collaborateurs sont concernés, managers compris, qui, eux aussi, abandonnent leurs bureaux fermés pour rejoindre la multitude d’espaces partagés disponibles. Direction et salariés accèdent plus facilement les uns aux autres. C’est fluide, transversal et efficace. Les atouts des NWoW sont nombreux, en matière de qualité de vie au travail, de créativité et de productivité. Peu importe la manière dont le collaborateur exécute ses tâches, l’essentiel est dans le résultat. Il a toute la latitude pour faire preuve d’initiative. Les NWoW conduisent à nouer de nouveaux liens par le biais de rencontres au fil des déplacements.

« Les NWoW contribuent aussi à l’attractivité de nouveaux talents, assure José Pereira. Lorsqu’un candidat constate que les collaborateurs se sentent bien dans leur entreprise, que les conditions de travail sont épanouissantes, sans contrainte, il aura envie de la rejoindre… et d’y rester. »

Configuration du bâtiment, nouveaux aménagements et confort au travail

Aussi séduisants soient-ils, les NWoW se préparent. En matière d’aménagement, d’abord. Les locaux doivent avoir la capacité d’accueillir une grande variété d’espaces de travail adaptés aux différentes activités de chaque journée (workshop en mode projet, échange avec des clients, tâches administratives…) : phone boxes, bulles, espaces ouverts, workcafés, salles de réunion modulables et équipées pour la visio-conférence…

Ensuite, les NWoW nécessitent d’accompagner les collaborateurs dans l’appropriation de leur nouveau mode de travail. Pas simple de se retrouver du jour au lendemain sans un lieu fixe où travailler, sans ses repères personnels. « C’est la raison pour laquelle les NWoW impliquent un soutien total de la Direction, note José Pereira. Les NWoW cassent les codes de la hiérarchie classique. Ce peut être déstabilisant sans accompagnement. » Il faut donc veiller à prendre le temps de communiquer et de former les collaborateurs aux nouveaux modes de travail.

Wifi, 4G, applications digitales : les nouvelles technologies au service des NWoW

Surtout, n’oublions pas que l’essor des NWoW s’explique en grande partie par la digitalisation des entreprises et par le développement des immeubles de bureaux connectés aux utilisateurs mais aussi à l’environnement extérieur. D’ailleurs, 84 % des salariés évoluant dans un cadre de travail NWoW assurent que les outils numériques ont un impact positif sur leur efficacité. « Sans digital, pas de NWoW, insiste José Pereira. Le wifi et la 4G doivent être présents dans tous les espaces. Tous les ordinateurs de bureaux sont remplacés par des portables et tous les téléphones fixes par des smartphones. J’ajoute que les dossiers papier n’ont plus leur place dans le cadre NWoW pour éviter de les transporter de zone en zone : tous les documents de travail sont digitalisés ! » Pour exploiter tout le potentiel de l’environnement NWoW, des outils digitaux ont été développés. Le salarié peut bénéficier d’une application équipée de géolocalisation indoor, pour retrouver facilement l’équipe avec laquelle il collabore par exemple, chercher un espace d’activité, les guider vers la salle de réunion ou la bulle de confidentialité libre la plus proche.

 

« Dans la Tour ENGIE, nos collaborateurs disposent de l’application Vertuoz Office sur leur smartphone, leur permettant d’interagir avec leur environnement. Ils peuvent réserver des salles de réunion selon les besoins et la configuration souhaités pour leur activité, » confie José Pereira.

Autre usage innovant : des capteurs permettent de remonter en dynamique les informations d’occupation du site à la Direction immobilière, dans un objectif d’analyse, de calibrage et d’optimisation des espaces. L’application supervise également la température, l’éclairage et la qualité de l’air intérieur, et offre aux collaborateurs la possibilité de conserver le contrôle de leur confort.

« Dans le cadre des NWoW, nous sommes particulièrement attentifs au bien-être et au confort thermique, acoustique et visuel des usagers, conclut José Pereira. La qualité de vie au travail est clé pour l’efficacité des collaborateurs. Saviez-vous en effet qu’un salarié heureux aura 31 % plus de productivité ? Cela vaut le coup d’essayer ! »